Eerst eens even voorstellen. Sandra werkt sinds 1995 bij S&L Zorg en is gestart als flexmedewerker op de woningen. Momenteel werkt ze al 3 jaar als secretaresse managementteam. Sandra: “Sommige cliënten herkennen mij nog uit de tijd dat ik op de woning werkte. Even die spontane begroeting, dat is wel ontzettend leuk.”
Tina werkt sinds 2013 bij S&L Zorg en is secretaresse raad van bestuur. “Sinds die tijd is er wel het één en ander veranderd. Een groot verschil is de afstand tussen het secretariaat en de cliënten. Met de verhuizing van de Meidoornlaan naar het huidige centraal kantoor was er direct meer verbinding, wat groeide toen Marjolijne bestuurder werd. Die verbinding is erg leuk en belangrijk”, vertelt Tina.
De dag van Tina
Tina: “Ik begin mijn dagen vrijwel altijd met het uitlezen van de mailboxen van Marjolijne en mijzelf. Vervolgens ga ik na welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie en daarbuiten. Daarnaast beheer ik de agenda van Marjolijne, bereid ik vergaderingen voor en bewaak ik de lopende zaken. In het wekelijkse werkoverleg met Marjolijne bespreken we wat de week brengt en welke acties en ontwikkelingen er zijn. Een prettige samenwerking waarbij ik veel ruimte krijg om mee te denken en te adviseren.
Naast Marjolijne ondersteun ik ook de nieuwe raad van toezicht. In overleg met Marjolijne en de voorzitter van de raad van toezicht bereid ik tal van stukken voor. Tot slot de medezeggenschapsraden (ondernemingsraad en cliëntenraad) waarbij kennis van wet- en regelgeving nodig is om Marjolijne goed te ondersteunen. Kortom een erg dynamische en uitdagende baan waar ik dagelijks veel voldoening en plezier uit haal.”
De dag van Sandra
“Mijn dagen zijn nooit hetzelfde en juist dat maakt het zo leuk. Ik start wel altijd met het uitlezen van de mailboxen van de zorgmanager en mijzelf, zodat ik op tijd op de hoogte ben van de lopende zaken en hier gelijk actie op kan ondernemen. Daarnaast ben ik ook uitvoerend bezig voor diverse afdelingen, zoals het servicebedrijf en de commissie middelen en maatregelen.” Verder is Sandra veel bezig met het roosteren van de ondersteunende afdelingen en het oppakken van complexe planningsverzoeken. “De meeste afspraken moeten op korte termijn worden ingepland in vaak erg volle agenda’s. Dan is het soms wel even een gepuzzel hoor. Maar als het me dan uiteindelijk lukt om een geschikte datum te vinden, dan word ik daar echt heel gelukkig van omdat ik op deze manier een bijdrage lever aan de continuïteit van de zorg. Verder draait het in mijn functie echt om de verbinding met elkaar en de diverse afdelingen binnen de organisatie, waarbij de cliënt centraal staat. En als die verbinding er is, dan klopt mijn zorghart gewoon gigantisch.”
Spiegel en klankbord
Ook al lijken de dagen van Tina en Sandra op elkaar, veel dezelfde werkzaamheden hebben ze eigenlijk niet. Tina: “De beleving is dat ik veel met Sandra samenwerk, maar eigenlijk is dat niet meer zo. We helpen elkaar natuurlijk waar nodig, maar we hebben echt onze eigen werkzaamheden.” En ook al hebben ze andere werkzaamheden, ze kunnen wel heel goed samenwerken als het nodig is. Sandra: “En door mijn ervaring op de woning vullen we elkaar ook erg goed aan. Tina is bijvoorbeeld meer zakelijk en strategisch ingesteld. Ik probeer daar ook altijd de cliënt in te betrekken.” Tina: “De samenwerking met Sandra is ontzettend fijn. Ze is echt mijn spiegel en klankbord.”
Kopje koffie?
Op de vraag of de functie nog hetzelfde is als vroeger zijn ze beiden heel stellig. “Het is absoluut niet meer het traditionele vak van secretaresse. De managers kunnen echt allemaal zelf wel hun kopje koffie halen bij wijze van spreken”, zegt Sandra lachend. “Het draait tegenwoordig veel meer om het meedenken en het adviseren”, vervolgt ze. “Het vak is gewoon zo veel leuker geworden”, aldus Tina.
