“Ja, als je de functienaam ziet, lijkt het alsof ik de hele dag van alles bestel. Maar dat is echt niet zo hoor!”, zo steekt Saskia direct van wal. “Sterker nog: als inkoper heb ik niet eens een eigen budget. Mijn werk speelt zich vooral achter de schermen af. Ik houd me bezig met het selecteren van leveranciers en het maken van afspraken over leveringen, samenwerking en prijzen.” Geldt dat voor alles wat er bij S&L Zorg wordt ingekocht? “Nee”, legt Saskia uit. “Vooral voor producten die we veel gebruiken, zoals boodschappen en continentiezorgmateriaal. Daarnaast gaat het om algemene zaken, zoals wooninrichting. Zo werken we bijvoorbeeld met een vaste meubelleverancier. Teamleiders kunnen via een gids bij hen bestellen, maar het aanbod en de bijbehorende prijzen heb ik vooraf al met die leverancier afgesproken.”
“Mijn werk speelt zich vooral achter de schermen af.”
Advies
Hoewel Saskia zelf vrij weinig besteld, geeft ze wel advies over waar anderen het beste kunnen kopen. “Medewerkers mailen soms met de vraag of ik iets voor ze wil bestellen. Dat doe ik niet, maar ik geef wel advies over waar zij hun product het beste kunnen bestellen. We hebben nou eenmaal vaste leveranciers, waarbij dit snel en makkelijk kan. Dit is qua facturatie ook weer handig voor onze financiële afdeling, want bestellen bij zo’n vaste leverancier scheelt hen veel administratieve handelingen. Win-win dus!”
Zorgvuldig proces
Saskia is de enige inkoper van heel S&L Zorg. “Dat is al jaren zo eigenlijk, maar ik hoef niet alles in mijn eentje te beslissen hoor. Ik doe veel in overleg. Vaak met de eindverantwoordelijke en soms ook met teamleiders of andere medewerkers die gebruik gaan maken van een leverancier en diens systeem. Dan is het vooral heel belangrijk wat zij ervan vinden.”
Sinds een tijdje krijgt Saskia ook ondersteuning van Marianne, die via Buro ZP (een bureau dat ondersteund bij inkoop, red.) voor drie jaar bij S&L Zorg aan de slag is. “Dat is heel fijn, want er lopen best wat uitvragen. Deze doen we als een contract afloopt en we verder willen kijken dan de huidige leverancier. Zo’n uitvraag klinkt simpel, maar er komt heel wat bij kijken”, vertelt ze. “Leveranciers geven presentaties over wat ze te bieden hebben, we beoordelen hun aanbod, stellen kritische vragen, controleren de antwoorden en vergelijken de prijzen. Uiteindelijk kiezen we altijd voor een leverancier die goed past bij S&L Zorg en het beste kan bieden voor onze bewoners. Daarbij is gebruiksgemak voor medewerkers ook een belangrijke voorwaarde. Het is een zorgvuldig proces, en juist daarom is het extra fijn dat ik daar nu ondersteuning bij krijg.”
Nieuw inkoopbeleid
Marianne en Saskia zijn ook bezig met het updaten van het inkoopbeleid. “Dat heeft nog best wat voeten in aarde. We lopen het hele beleid door, bekijken de inkoopkalender van het komende jaar en stellen een matrix op wie waar verantwoordelijk voor is binnen S&L Zorg. Ook leggen we afspraken vast over wie wat besteld. Dit jaar nog zullen we daar intern over communiceren. Daarnaast organiseren we in het voorjaar een bijeenkomst om teamleiders uitleg te geven over het handig gebruiken van de bankpassen, het optimaal benutten van een overeenkomst en de ontwikkelingen op het gebied van inkoop. Er staat dus nog heel wat op de planning!”
